Nejčastější chyby v dokumentaci výzkumu a vývoje

26. října 2018  ·  Jaroslav Polák

Je vždy velká škoda, když firma investující do výzkumu a vývoje a uplatňující odčitatelnou položku musí nakonec daň doplatit kvůli formálním nedostatkům. A takové případy se bohužel skutečně stávají.

Správce daně ve svých vyjádřeních k projektům výzkumu a vývoje (VaV) vždy zdůrazňuje, že daňové zvýhodnění je velký bonus pro poplatníka, a vyžaduje, aby poplatník pečlivě plnil všechny zákonné povinnosti, které jsou mu uloženy. Zásadní povinností samozřejmě je, aby se projekt výzkumu a vývoje obsahově pohyboval v intencích zákona č. 130/2002 Sb. o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a Pokynu D-288, tj. aby obsahoval ocenitelný prvek novosti a aby v jeho průběhu byla vyjasňována výzkumná nebo technická nejistota. Některé firmy provádějící VaV věří, že pokud zákonu vyhoví, co se obsahové stránky týče, zvláště pokud je novost vyvíjeného řešení zcela zjevná, nemají se čeho obávat. Skutečnost je však jiná – naplnit duch zákona samo o sobě nestačí, Správce daně klade na formální stránku dokumentace spojené s projektem VaV stejný důraz, jako na stránku věcnou.

Naprosto zásadní je existence dokumentu Projekt výzkumu a vývoje, který musí splňovat všechny zákonem dané náležitosti, přesně vymezené na webových stránkách Generálního finančního ředitelství a který je vytvořen, a tudíž i datován před vlastním zahájením VaV prací. Vypracování tohoto dokumentu je náročné, a pokud s ním podnik nemá zkušenosti, je vhodné, aby jeho vytvoření konzultoval s někým, kdo má v této oblasti již zkušenosti. V naší praxi jsme se již setkali s vynikajícími příklady výzkumu a vývoje, které při kontrole FÚ neuspěly, protože zakládací Projekt VaV se vyznačoval formálními nedostatky!

Zákon v současné době neumožňuje, aby firma zjistila, že v rámci průběžných inovací vyvinula něco, co splňuje věcné podmínky zákona na prvek novosti a vyjasnění technické nejistoty, a zpětně tuto činnost uplatnila. VaV v rámci odčitatelné položky musí být projektového charakteru. Samozřejmě se dobrý nápad může v průběhu průběžných inovačních činností objevit. V tom případě je ale třeba se pomyslně zastavit, promyslet potenciál nové myšlenky, zanalyzovat, zda je v souladu s legislativou, a následně řádný Projekt VaV vypracovat. Teprve poté je možné začít nápad realizovat, má-li být v rámci odčitatelné položky uplatněn. V současné době je navrhována novelizace zákona, která by toto striktní pravidlo zmírnila. Zahájení VaV prací by v případě, že novela vstoupí v platnost, stačilo pouze ohlásit a Projekt VaV by bylo možné vypracovat později.

Pokud má podnik řádně vypracovaný Projekt VaV, nemá ještě vyhráno. Celý průběh uplatňovaného VaV musí být také řádně zdokumentován. Z naší zkušenosti víme, že vývojoví pracovníci jsou natolik pohlceni svou prací, že nemají ani pomyšlení na nějaké „papírování“. To je ovšem chyba, která se může snadno vymstít. Představme si příklad (a jde skutečně o příklad z praxe), kdy strojírenská společnost vyvíjí zcela nový typ stroje, postaví prototyp, otestuje jej a zjistí zásadní nedostatek, znemožňující jeho využití. Potud je to v pořádku – výzkum a vývoj se nemusí podařit „na první dobrou“. Nemalé náklady na prototyp, který se ukázal být nefunkční, jsou uplatnitelné. Daná firma prototyp rozebrala, následně proběhly další konstrukční práce, jež vyústily v sestavení nového, již plně funkčního prototypu. Problém byl v tom, že neexistoval žádný důkaz o existenci předchozí, nepovedené, verze prototypu. Navíc neexistovaly žádné protokoly z jeho testování. To může způsobit problémy, které mohou vést k neuznání části nákladů či k vleklému dokazování u soudu.

Jakkoli je to pro tvůrčím způsobem zaměřené vývojáře zatěžující, je nutné všechny činnosti spojené s VaV, jako je například testování, dokumentovat a ukládat. Prototypy je nutné fotit, a nejlépe pořídit i videozáznam, ilustrující jejich činnost či problém, který se vyskytl. Čím více důkazů o činnostech, jež proběhly, tím lépe. Podnik musí při případné kontrole objasnit celý průběh VaV, tudíž je třeba, zejména u víceletých projektů, vést průběžné reporty o progresu VaV prací.

Posledním, zdánlivě banálním, nedostatkem, který se však může vymstít, je nepořádek ve výkazech práce. Mzdové náklady tvoří vždy podstatnou část odčitatelné položky na VaV a je třeba mít vše řádně evidováno. Problém může nastat, zejména pokud se vývojoví pracovníci věnují pracím na Projektu VaV jen zčásti. Je tudíž třeba, aby bylo zcela zjevné, kdo, kdy a jak dlouho na projektu pracoval. Konstruktéry počínaje a dělníky konče.

„Papírování“ spojené s odčitatelnou položkou je náročné, je však třeba k němu přistupovat zodpovědně. Práce s ním spojené se díky možnosti uspořit na daních nemalou sumu peněz rozhodně vyplatí.