Obecný postup zadávání veřejných zakázek

Proces zadávání veřejných zakázek a průběh výběrového řízení se liší dle předmětu veřejné zakázky a jejích předpokládaných nákladů. Zadání veřejné zakázky s sebou nese povinnost v podobě uveřejňování informací na veřejnosti dostupných místech jako jsou portál Věstník veřejných zakázek, profil zadavatele, případně i Úřední věstník EU. Lze jej však zobecnit a rozdělit na několik následujících kroků:

1. Definování druhu veřejné soutěže

Prvním krokem je výběr druhu zadávacího řízení. Zadavatel může zvolit z několika druhů zadávacích řízení – otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, řízení se soutěžním dialogem, řízení o inovačním partnerství, koncesní řízení, řízení pro zadání veřejné zakázky ve zjednodu- šeném režimu a zjednodušené podlimitní řízení. Volbu vhodné formy výběrového řízení ovlivňuje především předmět veřejné zakázky, jeho předpokládaná cena a charakteristika zadavatele (podnikatelský subjekt, obec, dotovaný zadavatel atd.).

2. Podání výzvy k nabídkám

Jakmile zadavatel zvolí druh zadávacího řízení, následuje zahájení tohoto řízení prostřednictvím oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění nebo výzvy o zahájení zadávacího řízení (zjednodušeně výzva k předkládání nabídek). Zde zadavatel detailně specifikuje předmět veřejné zakázky a průběh výběrového řízení.

Zadavatel postupuje nejčastěji podle následujících bodů:

  • vymezení předmětu plnění veřejné zakázky,
  • uvedení adresy zadavatele,
  • stanovení doby a místa plnění veřejné zakázky,
  • určení místa a doby pro podání nabídek,
  • určení požadavků na prokázání kvalifikačních předpokladů uchazečů,
  • stanovení způsobů hodnocení nabídek,
  • stanovení požadavků na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny včetně platebních podmínek a stanovení podmínky překročení výše nabídkové ceny,
  • stanovení místa otevírání obálek s nabídkami, zadávací lhůty, místa a doby pro podávání nabídek,
  • stanovení doby konání prohlídky místa plnění veřejné zakázky, respektive doby, kdy lze nahlédnout do dokumentace,
  • případně další specifika veřejné zakázky.

Velmi často bývá přílohou výzvy k předkládání nabídek tzv. zadávací dokumentace, která podrobně a detailně specifikuje předmět veřejné zakázky v rámci konkrétního zadávacího řízení.

3. Stanovení způsobu podávání nabídek

Nabídky se podávají v písemné nebo elektronické podobě. Obálka musí být opatřena názvem veřejné zakázky a adresou uchazeče. V případě doručení po termínu podání nabídek je obálka s nabídkou vrácena zpět danému uživateli. Nabídky doručené po termínu podání se neotvírají. Každý zájemce je omezen podáním pouze jedné nabídky. Za jednu nabídku se považuje i variantní řešení.

4. Definování požadavků na prokázání kvalifikačních předpokladů

Splnění požadovaných kvalifikačních předpokladů je základním prvkem pro řádnou účast v zadávacím řízení. Zadavatel musí vyžadovat prokázání kvalifikace ve všech typech zadávacích řízení s výjimkou zadávacího řízení bez uveřejnění. Zde se kvalifikace neprokazuje pouze v případě, že veřejná zakázka se zadává v krajně naléhavé situaci nebo navazuje-li jednací řízení bez uveřejnění na veřejnou soutěž o návrh.

Požadavky na kvalifikační předpoklady uchazeče jsou detailně definovány v Zákoně o veřejných zakázkách. V § 53 až § 56 zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách jsou přesně specifikovány kvalifikační požadavky. Zákon rozeznává čtyři základní druhy kvalifikačních předpokladů. Základní a profesní kvalifikační předpoklady musí zadavatel požadovat vždy. Ekonomické, finanční a technické kvalifikační předpoklady volí zadavatel podle svých požadavků ve vztahu k zadávané veřejné zakázce a nemusí je vůbec vyžadovat.

Veškeré požadavky na splnění kvalifikace zadavatel vymezuje v zadávací dokumentaci. Z obou zmíněných dokumentů by měl každý dodavatel poznat, zda kvalifikaci splňuje či nikoliv.

5. Stanovení lhůty pro podání nabídky

Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách obecně konstatuje, že veškeré lhůty určené zadavatelem musí být stanoveny s ohledem na předmět veřejné zakázky. Níže jsou uvedeny lhůty, které je povinen veřejný zadavatel i dotovaný zadavatel dodržovat během veřejné soutěže.

Lhůta pro doručení požadovaných dokladů prokazujících splnění kvalifikace a stejně tak doba pro doručení žádostí o účast v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním nebo soutěžním dialogu nesmí být u nadlimitních veřejných zakázek kratší než 37 dnů. Z naléhavých objektivních důvodů lze lhůtu zkrátit na 15 dnů. U podlimitních veřejných zakázek nesmí být lhůta kratší než 15 dnů, z naléhavých objektivních důvodů pak minimálně 10 dnů.

Lhůta pro podání nabídek nesmí být u nadlimitních veřejných zakázek kratší než 52 dnů v otevřeném řízení, kratší než 40 dnů v užším řízení, nebo kratší než 10 dnů v užším řízení z naléhavých objektivních důvodů.

U podlimitních veřejných zakázek zákon stanoví minimální lhůtu 22 dnů v otevřeném řízení, 15 dnů v užším řízení a ve zjednodušeném podlimitním řízení, nebo minimálně 7 dnů v užším řízení a ve zjednodušeném podlimitním řízení, pokud z naléhavých objektivních důvodů nelze stanovit standardní minimální lhůtu.

Lhůty začínají běžet vždy následující den po dni zahájení zadávacího řízení. Lhůty jmenované v zákonu č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách jsou pouze minimální a zadavatel je proto dle charakteru veřejné zakázky může prodlužovat.

6. Určení způsobů hodnocení nabídek

Zadavatel má právo si zvolit mezi dvěma základními hodnotícími kritérii. Může vybírat mezi ekonomickou výhodností nabídky a nejnižší nabídkovou cenou. Při rozhodování by měl zvážit zejména následující faktory:

  • charakter veřejné zakázky,
  • druh veřejné zakázky,
  • složitost veřejné zakázky (včetně specifik dané veřejné zakázky).

7. Organizace průběhu zadávacího řízení

Po vyhlášení zadávacího řízení je z procesního hlediska realizováno několik kroků. Mezi základní metodické kroky se řadí následující body:

  1. přijímání nabídek,
  2. jmenování hodnotící komise (provádí zadavatel),
  3. otevírání obálek a sestavení protokolu o otevírání obálek (zajišťuje komise pro otevírání obálek),
  4. jednání hodnotící komise (řídí předseda),
  5. hodnocení nabídek komisí (provádí komise se zvoleným předsedou),
  6. sestavení zprávy o posouzení a hodnocení nabídek (zajišťuje komise pro hodnocení nabídek),
  7. rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky (učiní zadavatel),
  8. uzavření smlouvy (zajišťuje zadavatel s vybraným uchazečem).

8. Vydání rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky

Bezprostředně po výběru vítěze veřejné soutěže vydává zadavatel rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky. Zadavatel musí odeslat oznámení o výběru nejvhodnější nabídky všem dotčeným uchazečům do 5 pracovních dnů od učinění rozhodnutí. Ve zprávě musí být uvedeny údaje o zadavateli a názvu veřejné zakázky. Dále je stanoven vítěz zadávacího řízení s uvedením celého jeho názvu. Poté následuje odůvodnění vlastního výběru, kde jsou specifikovány důvody výběru dle platných podmínek uvedených v zadávací dokumentaci.

V zákoně je výslovně stanoveno právo uchazeče na pořízení kopie zprávy o posouzení a hodnocení nabídek, nikoli jen výpisu či opisu, což by mělo eliminovat obstrukce ze strany zadavatelů.

9. Uzavření smlouvy

Po doručeném oznámení o výběru nejvhodnější nabídky je zadavatel povinen ponechat každému z uchazečů lhůtu pro podání námitek proti rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky. Každému z uchazečů obvykle běží 15denní lhůta pro podání námitek samostatně ode dne doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. Zadavatel může požádat dotčené uchazeče o vzdání se práva na podání námitek a tím běh lhůty urychlit. Pokud během lhůty pro podání námitek zadavatel žádné námitky neobdrží, může přistoupit k podpisu smlouvy s vybraným uchazečem.

Po uzavření smlouvy s vybraným uchazečem je zadavatel povinen zpracovat oznámení o výsledku zadávacího řízení na portálu Věstník veřejných zakázek, profilu zadavatele a v případě nadlimitních zakázek i na Úřední věstník Evropské unie.