Časté chyby v dokumentaci výzkumu a vývoje

V rámci uplatňování odčitatelné položky na výzkum a vývoj (dále také „VaV“) občas dochází k případům, kdy správce daně detekuje formální chyby v předkládané dokumentaci. Firma investující do VaV musí poté daň doplatit, což může znamenat i výrazný zásah do jejího rozpočtu.

Již zmíněný správce daně přitom při každé příležitosti upozorňuje na fakt, že bude striktně vyžadovat, aby poplatník velmi pečlivě všechny povinnosti dané zákonem plnil. Odčitatelná položka na výzkum a vývoj totiž znamená velký bonus pro každého daňového poplatníka, a proto je třeba splňovat především její obsahové náležitosti dané zákonem č. 130/2002 Sb. o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a Pokynem D‑288. Z tohoto faktu vyplývá, že realizovaný projekt musí obsahovat ocenitelný prvek novosti, v jeho průběhu musí být řešeny faktory technické nejistoty a měl by splňovat rovněž pomocné kritérium zvané souvislost s větším celkem.

Ačkoli existují firmy realizující VaV činnosti, které věří, že splnění výše uvedeného jim stačí pro splnění podmínek odčitatelné položky na VaV, není tomu tak. Například i přesto, že je novost vyvíjeného stroje zcela nezpochybnitelná a obsahově byl naplněn výše uvedený zákon, automaticky to neznamená, že lze bezpečně dosáhnout na odčitatelnou položku. Správce daně totiž klade stejnou váhu i formální stránce dokumentace VaV projektu, přičemž nesplnění požadavků může mít vážné důsledky.

V první řadě je třeba oznámit zahájení zamýšleného VaV projektu na příslušný finanční úřad prostřednictvím „Oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje“. V tomto dokumentu musí být definován název VaV projektu, který již nebude možné později změnit. Proto je třeba klást na jeho podobu značný důraz. Dále dokument obsahuje základní identifikační údaje o společnosti, datum podání oznámení a podpis odpovědné osoby. Teprve po dodání tohoto oznámení lze v rámci realizovaného VaV projektu uplatňovat náklady v rámci odčitatelné položky.

Neméně důležitým dokumentem je rovněž tzv. Projekt výzkumu a vývoje, který rovněž musí splňovat všechny zákonem dané náležitosti, které jsou vymezeny v dokumentu „Informace k projektu výzkumu a vývoje jako nezbytné podmínce pro uplatnění odpočtu na podporu výzkumu a vývoje dle § 34 odst. 4 a 5 zákona o daních z příjmů“. Vypracovat tento dokument je poměrně náročné, především pak v případě, kdy podnik nemá v oblasti odčitatelné položky zkušenosti, a proto je vhodné konzultovat tuto problematiku s odborníky. Snadno totiž může dojít k situaci, kdy technicky silný projekt vhodný pro uplatnění v rámci odčitatelné položky na VaV neprojde při kontrole FÚ, jelikož dokument Projekt VaV obsahuje formální nedostatky. A k takovým případům skutečně dochází!

I když jsou však výše uvedené podmínky zpracovány správně, stále ještě není jisté, že projekt při kontrole FÚ uspěje. Je totiž třeba navíc řádně dokumentovat celý průběh VaV prací, jakkoliv je to pro vývojáře zatěžující a nepříjemné. Absence důkazních prostředků v podobě fotografií, videí, nákresů, screenshotů 3D modelů atd. může mít fatální důsledky. Pro názornost uveďme příklad reálné situace.

Podnik vyvíjí nový unikátní stroj, postupně postaví prototyp, který se následně rozhodne otestovat, aby bylo jisté, že nastavený vývojový směr je správný. Během testování je ovšem zjištěno, že stroj se vyznačuje závažným nedostatkem, kvůli kterému je třeba jeho koncepci od základu změnit, a prototyp je následně rozebrán. Náklady na tyto činnosti jsou v rámci odčitatelné položky na VaV uplatnitelné, je totiž v pořádku, že se něco nepodaří. Následně byl postupně vytvořen nový plně funkční prototyp, u něhož se nedostatky neobjevovaly, a projekt byl ukončen. Při kontrole FÚ projekt ovšem neobstál, jelikož nebylo možné doložit existenci prvního prototypu. Neexistovaly totiž výkresy, fotografie, ani protokoly z jeho testování. Náklady na jeho vytvoření tudíž byly správcem daně vyhodnoceny jako neuplatnitelné v rámci odčitatelné položky a podniku byla vyměřena částka, kterou bude muset doplatit.

Aby nedocházelo k obdobným situacím, je třeba všechny činnosti spojené s VaV dokumentovat a tyto „důkazní prostředky“ ukládat. Jedná se např. o protokoly z testování, fotografie či videozáznamy, na nichž je jasně vidět problém, k němuž během prací došlo atd. Podnik totiž musí vždy při případné kontrole objasnit průběh celého VaV projektu. Proto je velmi důležité vytvářet průběžné reporty o progresu a realizovaných VaV činnostech.

Vyjma výše uvedeného je třeba dodržovat pořádek také ve výkazech práce, jelikož mzdové náklady jsou nemalou (v mnoha případech největší) částí odčitatelné položky na VaV. Je tudíž velmi důležité, aby bylo naprosto zřejmé, který pracovník v jakém období a jak dlouho na realizovaném projektu pracoval. V rámci evidence spojené s výkazy práce občas dochází k problémům především v situaci, kdy se vývojáři zabývají realizovaným VaV projektem pouze částečně.

Ačkoli je tvorba dokumentace výzkumu a vývoje časově a obsahově poměrně náročná, není třeba se jí obávat, pokud je vše tvořeno zodpovědně. Výsledkem pak mohou být velmi zajímavé částky, které podnik v rámci odčitatelné položky na VaV uspoří.

Autor: Jiří Nahodil

Možná by Vás mohly zajímat i další články věnující se odčitatelné položce: